Zeiterfassung bei mwsystem

Ein­fa­che Zeit­er­fas­sung in der Cloud

Motivation

Der wesent­li­che Grund für den Umstieg auf eine Cloud-Lösung war, dass eine äqui­va­len­te, loka­le Anwen­dung zur Mit­ar­bei­ter­zeit­er­fas­sung zu teu­er und kom­plex gewe­sen wäre. Alle loka­len Soft­ware-Lösun­gen beinhal­te­ten vie­le Zusatz­funk­tio­nen, die von der Agen­tur so nicht benö­tigt wur­den.

Ausgangssituation

Ursprüng­lich wur­de die Zeit­er­fas­sung hän­disch auf Papier und danach mit Excel durch­ge­führt. Bei­de Mög­lich­kei­ten — vor allem Ers­te­re — waren aller­dings viel zu auf­wen­dig zu pfle­gen und anfäl­lig für Feh­ler.

Die IT wur­de zu die­sem Zeit­punkt kom­plett selbst betrie­ben. Dies wur­de dadurch ermög­licht, dass man hier nur über einen Ser­ver und ein Net­work Atta­ched Sto­rage Sys­tem (NAS) ver­füg­te und der War­tungs­auf­wand rela­tiv gering aus­fiel.

Anforderungen

Anfor­de­run­gen an den Cloud-Betrieb

Um den rich­ti­gen Lösungs­an­bie­ter aus­zu­wäh­len, war es not­wen­dig, sich Gedan­ken zu den gewünsch­ten Anfor­de­run­gen zu machen:

Umsetzung

Die Recher­che und den Aus­wahl­pro­zess für die Cloud-Lösung führ­te der Inha­ber Mar­kus Schwab im Jahr 2013 nach der Arbeit durch, da sich dies sonst mit dem Tages­ge­schäft nicht ver­ein­ba­ren ließ. Die Frei­schal­tung auf die Cloud-Anwen­dung »clock­odo« erfolg­te dann selbst­stän­dig.

Ergebnis

Mit den Ergeb­nis­sen der neu­en Cloud-Anwen­dung ist mwsys­tem voll­auf zufrie­den. Gera­de, dass Herr Schwab trotz der kur­zen Recher­che eine adäqua­te Lösung fand, die auch leicht in den lau­fen­den Geschäfts­pro­zess imple­men­tiert wer­den konn­te, wur­de als sehr posi­tiv emp­fun­den.

Fazit

Der Umstieg auf die Cloud-Lösung »clock­odo« hat sich für mwsys­tem gelohnt. Man ist in der eige­nen Arbeit sehr viel fle­xi­bler gewor­den und kann durch die deut­lich ver­bes­ser­te Trans­pa­renz auch hin­sicht­lich ande­rer inter­ner Pro­zes­se, wie der Kos­ten­pla­nung, pro­fi­tie­ren.

Kurzüberblick

  • Klas­si­sche loka­le IT-Lösung wäre zu teu­er gewe­sen
  • Vor­tei­le durch Cloud-Bezahl­mo­dell
  • Kos­ten­lo­se Test­pha­se der Cloud-Lösung sehr hilf­reich
  • Digi­ta­li­sie­rung vor­mals papier­ba­sier­ter Pro­zes­se
  • Daten­schutz­kon­for­me Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten
  • Pro­blem­lo­se Inte­gra­ti­on mit ande­ren IT-Lösungen
  • Erhöhung der Flexibilität und Trans­pa­renz
  • Aus­wahl und Umset­zung der Cloud-Lösung im Self-Ser­vice

Anwender

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